MBLS - стираємо кордони   •   Ваш юридичний радник в міжнародній торгівлі, перевезеннях і інвестиціях   •   Київ   •   Маріуполь   •   +38 (066) 265 0645

Електронний документообіг | U-LEARN

Законодавство України передбачає можливість укладання договорів в усній та письмовій формі. Письмова форма поділяється на: просту та нотаріальну. При цьому сторони мають досягти згоди щодо усіх істотних умови договору, якими, зокрема - є предмет, ціна та і строк договору.

Відносним нововведенням щодо письмової форми договору є укладання договору в електронній формі.

Актуальність електронного документообігу на даний момент зумовлена карантинними обмеженнями, коли зустрічі з контрагентами, зокрема для підписання угод віч-на-віч ускладнені, а паузи в роботі призводять до втрати прибутків.

 

На допомогу приходить електронний документообіг, який дозволяє швидко погоджувати, підписувати і передавати один одному оформлені документи (договори, акти прийому-передачі робіт/послуг тощо). Такі електронні документи мають юридичну силу і вважаються оригіналами, гарантуючи при цьому їх достовірність і цілісність.

Сьогодні криптографія та електронний цифровий підпис широко використовується підприємствами різних галузей економіки і сфери державного управління для надання електронним документам неспростовної юридичної вагомості. Тобто ЕЦП володіє всіма основними властивостями власноручного підпису: засвідчує те, що отриманий документ надійшов від особи, яка його підписала; гарантує цілісність та захист від спотворення і внесення виправлень у підписаний документ; не дає можливості особі, яка підписала документ, відмовитись від зобов’язань, які вона взяла на себе, підписуючи цей документ.

Наприклад, згідно законів багатьох країн, і зокрема закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», оригіналом електронного документа вважається його електронний примірник з  обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом,  прирівняним до власноручного підпису. 

Безпека використання ЕЦП гарантується тим, що засоби, які використовуються для роботи з ЕЦП, проходять експертизу у відповідній державній установі країни.

З кожним днем електронні документи витісняють паперові, спрощуючи бізнес-процеси. Важливим елементом електронної комерції, який лягає в основу будь-якої діяльність є документи, зокрема договори, декларації, акти і будь-який інший документ який несе в собі інформацію. І сьогодні такий документ набуває електронну форму, яка еквівалентна письмовій формі.

Законодавством України передбачена можливість укладення договорів в електронній формі. Так, згідно з пунктом 5 частини 1 статті 3 Закону України «Про електронну комерцію» електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків і оформлена в електронній формі.

Стаття 652 Цивільного кодексу України дає таке ж визначення: «договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків».

Чи дійсно такий договір має таку ж юридичну силу як і звичний всім паперовий варіант? Відповідь--так!

Абзац другий частини 2 статті 639 Цивільного кодексу України передбачає, що договір, укладений за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем за згодою обох сторін вважається укладеним в письмовій формі.

Відповідно до частини 1 статті 181 Господарського кодексу України господарський договір, як правило, існує в вигляді єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощеній формі шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами та іншими засобами електронної комунікації, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлення, якщо законом не встановлено спеціальні норми до форми та порядку укладення даного виду договорів.

Як бачимо будь-який вид договору, який ми звикли укладати на підставі Цивільного або Господарського кодексів України може мати електронну форму. Договір, укладений в електронній формі, є таким, що укладений у письмовому вигляді (статті 205, 207 Цивільного кодексу України).

Однак, як зазначалось вище, важливо, щоб електронний договір включав всі істотні умови для відповідного виду договору, інакше він може бути визнаний неукладеним або недійсним, в зв’язку з недодержанням письмової форми в силу прямої вказівки закону.

Крім того, важливо розуміти – в якому конкретному випадку потрібно створювати електронний договір у вигляді окремого електронного документа, а коли досить висловити свою волю за допомогою засобів електронної комунікації.

Так, відповідно до ст. 6 ЗУ «Про зовнішньоекономічну діяльність», де серед іншого зазначено, що у певних випадках договір (контракт) може укладатися шляхом прийняття публічної пропозиції про угоду (оферти) або шляхом обміну електронними повідомленнями, або в інший спосіб, зокрема шляхом виставлення рахунка (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги.

Метою підписання договору є необхідність ідентифікації підписанта, підтвердження згоди підписанта з умовами договору, а також підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Якщо ми маємо електронний договір у формі окремого документу, то і підписувати його потрібно електронним підписом.

Відповідно до частини 1 статті 12 Закону України «Про електронну комерцію» моментом підписання електронної правової угоди є використання:

1) електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», за умови використання електронного цифрового підпису всіма сторонами електронної правової угоди;

2) електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеними цим Законом;

3) аналогу власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) при письмовій згоді сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Отже, радимо користуватися новітніми технологіями для спрощення документообігу та заощадження вашого дорогоцінного часу. Проте, якщо ви схильні до традиційних засобів обміну документами та зустрічей з вашими контрагентами, ніщо не забороняє вам бути консерватором.

За додатковими роз’ясненнями щодо використання електронних документів, будь ласка, звертайтесь до наших юристів.

Ангеліна Фурман

Помічник юриста

Андрій Мащенко

Директор ТОВ “Юридична фірма “МБЛС”, адвокат.

 

Використано метріали:

Цивільний кодекс, Господарський кодекс,ЗУ "Про електронні довірчі послуги";  ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ «Про електронну комерцію», ЗУ «Про зовнішньоекономічну діяльність», матеріали веб-ресурсу chp.com.ua. 

 

^
X